איך לארגן מפגש בוגרים?

2024 מְחַבֵּר: Priscilla Miln | [email protected]. שונה לאחרונה: 2024-02-18 00:43

ערב איחוד הבוגרים, לא משנה היכן הוא מתקיים ואת מי הוא אוסף, דורש הכנה רצינית ועלויות מוחשיות. ככלל, לאדם אחד די קשה לשלוט בארגון חג כזה ולהתכונן אליו.

עכשיו הם מרבים להשתמש בשירותי סוכנויות, אבל התוצאה של עבודתם של אנשי מקצוע לא תמיד עומדת בציפיות ועשויה להיות שונה מגרסת החג שהם רצו לארגן. לכן עדיף להתייחס לעניין לבד, רצוי עם חברה של שניים, שלושה או ארבעה אנשים.

איפה להתחיל?

עליך להתחיל להכין את ערב מפגש הבוגרים על ידי קביעת מספר המשתתפים. כלומר, כדאי להחליט את מי לאסוף – את כל הגיליון, כיתה אחת או קבוצה. האם להזמין את צוות המורים ולמי מהמורים להתקשר. כל ההיבטים האחרים תלויים במספר המשתתפים והאורחים הפוטנציאליים של האירוע.

הבא, אתה צריך למצוא את כל אלהאנשים שיאספו. בין אם אתם מתכננים לערוך ערב בוגרים בבית ספר או מסיבת תלמידים במסעדה, חיפוש המשתתפים הוא שלב ההכנה החשוב, הארוך והקשה ביותר.

לאחר שנמצאו כל הקואורדינטות האפשריות, יש ליצור קשר עם אנשים או להתקשר אליהם, ולא רק לשלוח להם הזמנות. זה חייב להיעשות, כי מישהו לא ילך, ומישהו ירצה לבוא לא לבד. אתה צריך להתקשר או לכתוב למורים. אתה לא צריך להוציא משתתפים מראש, תוך התמקדות ברעיונות שלך. כלומר, אם, למשל, מפגש הבוגרים יתקיים במוסקבה, ואחד המשתתפים הפוטנציאליים מתגורר בוולדיווסטוק, אל תחליטו לבד שהאדם לא יגיע.

יש צורך לברר את השעה והתאריך המועדפים עם כל אחד מהמשתתפים בערב, כולל מורים. כדאי גם לשאול בקפידה על הזדמנויות פיננסיות, כלומר לשאול כמה אדם מוכן להקצות לארגון אירוע.

לאחר שלבים ראשוניים אלה, תהיה למארגנים רשימה מלאה של האורחים ומשתתפי האירוע, הכוללת מידע על זמנם הפנוי והיכולות הכלכליות שלהם.

מה הלאה?

בשלב הבא יש לקבוע את המקום, השעה והתרחיש המשוער של ערב מפגש הבוגרים. זה לא קשה לעשות זאת, בהתבסס על התקציב המשוער ומספר המשתתפים. בשלב זה, יהיה צורך "לבחון" את התקציב פעמיים, כמו גם את מספר המשתתפים.

הדבר הראשון שצריך להתחיל לחשוב עליותרחיש - בחירת מיקום. אם צפויים יותר ממאה איש באירוע, אך התקציב קטן, כדאי לשכור בית קפה או מועדון קטן במינימום הזמנה על בסיס "למבקרים". כלומר, להסכים עם בעלי המוסד שאנשים יזמינו משקאות ואוכל לבד. שיטת שכירות זו תוזיל משמעותית את עלות התשלום עבור המוסד.

אפשרות נוספת היא לבלות פגישת בוגרים בבית ספר או מכון. אבל לא תמיד הדרך הזו של ארגון אירוע היא חסכונית יותר מהשכרת מוסד. לחגיגה מלאה תצטרכו לערוך שולחנות מזנון, כלומר לרכוש אלכוהול, אוכל או חטיפים מוכנים. ברכישת מזון תזדקק לאדם שיבשל. תצטרך מפות שולחן, כלים ועוד הרבה יותר. תצטרכו לנקות הכל גם לאחר תום החג. בנוסף להוצאה והטרחה, לקיום אירוע בבניין בית ספר יש מספר חסרונות משמעותיים כמו הגבלות זמן ותאריך, צורך בהעברת רהיטים והובלת רהיטים, כי האווירה לא מיועדת לחגיגה.

הדרך הטובה ביותר לבלות ערב של מפגש בוגרים היא לשלב ביקור בבית ספר או מכון עם מסיבה במסעדה. חלק חגיגי יכול להתקיים באולם כינוס בית ספר או בקהל תלמידים, ולהעביר את הכיף עצמו למסעדה או בית קפה. בבחירה זו יש לברר תחילה את התאריכים והשעות בהם המוסד החינוכי יוכל לארח את האירוע, לשלב זאת עםמסגרת הזמן המועדפת על רוב המשתתפים, ולמעשה, בחרו תאריך.

אין לתאם מיד את התאריך והשעה שנבחרו עם המינהל, אלא להסכים רק מראש. הדבר הכרחי על מנת למצוא בית קפה מתאים לזמן נבחר בקרבת המוסד החינוכי, במרחק הליכה. זה מאוד לא נוח אם המכון או בית הספר נמצאים במרחק גדול מהמסעדה. במצב זה, חלקם לא ילכו לחלק החגיגי, בעוד שאחרים לא ילכו לכיף.

עם זאת, בקפיטריה סמוכה, התאריך או השעות שנבחרו עשויים להיות עמוסים, אבל תאריך אחר הוא בחינם, וזה גם נוח. לכן יש צורך לנהל מו מ עם המוסד החינוכי מראש ורק לאחר בחירה סופית של המסעדה.

עכשיו אתה יכול להתחיל לפתח את התרחיש, שוב באמצעות רשימת האורחים ונתונים על היכולות הפיננסיות שלהם. זה הכרחי על מנת לקבוע את מספר התחרויות עם פרסים, תפריט הערב שיוזמן מראש ועוד רגעים דומים. התרחיש של ערב מפגש הבוגרים, בו ישתתפו עשרה אנשים בלבד, גם אם בגרסת "+1", יהיה שונה מאוד מתוכנית האירוע לעשרים חברים לכיתה ויתברר כשונה לחלוטין מהתקהלות של מאה אנשים.

עם זאת, לכולם אותו מבנה:

• חלק טקסי;
• מעבר למסעדה או סתם הפסקה לפני תחילת המזנון;
• שעה רגילה;
• סיום רשמי;
• "אחרי ההליכה".

בשלב בחירת תרחיש בהתאם לתקציב ומספר האורחים לא צריך להיכנס לפרטי מילוי כל פריט, אלא לחלק את הכספים. הכי קל לעשות זאת, החל ממה שניתן לחשב את העלויות שלו בדיוק מירבי, למשל, מהחלק הטקסי. "מגורים" לא אמור להיכלל בתקציב בכלל, אבל אם יש כסף פנוי, אז בהחלט אפשרי להציג לכולם קוקטייל נושא בפרידה. הכי לא ברור מבחינת תקציב הוא תמיד החלק המרכזי של הערב, זה שהולך לפי התסריט וכרוך בתחרויות שונות, הגרלות ופרסים. לכן, יש להשאיר אותו בסופו של דבר, וכשבוחרים במה למלא אותו, יש להמשיך מכמה כסף נשאר.

כתוצאה מכך, תקבל אומדן פיננסי מפורט למדי. זה חייב להיות כתוב בצורה ברורה, כדי שכאשר המשתתפים שואלים שאלות על איזה כסף נגבים מהם, אל תנסו לספר את תוכן הערב, אלא פשוט שלחו רשימה של מספרים יבשים במסנג'ר או בדואר. זה יחסוך לעצמך את העצבים, וימנע מחברים לכיתה חשודים מלהתמקח עם האספן.

לאחר איסוף הכספים, עליך להתחיל ליישם את התוכנית. עם כמות גדולה של אורחים לאירוע, נדרשים בדרך כלל אלמנטים ומאפיינים רבים ושונים של החג. לא צריך לעשות הכל לפי העיקרון "איך זה הולך", צריך לתכנן זמן ורכישות או הזמנות, זה הרבה יותר נוח ועם לוח זמנים ברור שום דבר לא ישכח.

איך להחזיק את החלק הרשמי?

תוכן החלק החגיגי תלוי בכמה מורים יהיו, ומי בדיוק מתכנןלהיות נוכח. כך למשל, רקטור המכון או ראש החוג, מנהל בית הספר בערב מפגש הבוגרים תמיד נואמים נאום שפותח את האירוע. זו מסורת שיש לעקוב אחריה. אם אין "דרגים גבוהים", ונוכחים רק מחנכת כיתה או מספר מורי מקצוע, אזי הזכות לפתוח את הערב ולערוך את כל החלק החגיגי עוברת למארגן שלו. לא משנה מי מהמורים יגיע לאירוע, לכל מי שנכח בערב המפגש של בוגרי המורים מוענקים פרחים ומכתבי הנצחה.

החלק הטקסי לא צריך להיות ארוך, אבל הוא גם לא צריך להיות קצר מדי. הזמן האופטימלי הוא 30-40 דקות. התוכן עשוי להיות:

• נאום פתיחה או נאום הבמאי;
• מסירת דיפלומות או תעודות הנצחה, אך רק עם מספר קטן של משתתפים, אם יש יותר מעשרים איש, אזי תעודות ניתנות לאחר סיום החלק הרשמי ביציאה מהאולם;
• דברי המורים, ואחרי שהמורים מסיימים, כדאי לתת פרחים ו"נייר תודה" מעוצב להפליא, כנ"ל לגבי המנהל או נציג ההנהלה;
• השלמה והזמנה להמשיך למסעדה (צריך להזכיר את הכתובת ולומר שהיא בהזמנה).

אם אחד הבוגרים רוצה לומר משהו, אז זה נעשה לאחר נאומי המורים ולפני נאום הסיום של מארגן החג.

אם יש הזדמנות לעשות חזרות על החלק החגיגי, אז זה צריך להיעשות בלי להיכשל.תמיד יכולים להיות כמה ניואנסים שמבדילים בין המציאות לבין התסריט הכתוב על הנייר. משך הנאומים, מיקרופון לא עובד או היעדר מעמד לו ועוד זוטות שלא ניתן לקחת בחשבון בתכנון. הם יתגלו בחזרות וניתן לתקן אותם או לבטל אותם.

אתה יכול להשלים את החלק החגיגי, לא מוגבל לדיבור. אפשרות טובה תהיה לשיר שיר. בערב מפגש הבוגרים, בהיעדר המנון במוסד החינוכי, ניתן להכין כל נושא מתאים ושיר לא ארוך מדי. יש לשלוח את הטקסט שלו והסבר אליו לכל אחד מהמשתתפים יחד עם ההזמנה. עם זאת, אם תרצה, ניתן לשכפל אותו באמצעות הוצאת תדפיס עם מילים בכניסה לאולם. אם מתוכנן להשתמש בתגים, אז הם גם ניתנים לכולם לפני החלק הרשמי בכניסה.

מה יידרש עבור החלק הרשמי?

ישנן תכונות חובה של השלב הרשמי של האירוע, שאינן תלויות במספר המשתתפים או בגודל התקציב. אלה כוללים:

• פרחים לכל המורים;
• תעודות הנצחה או "תעודות בוגר";
• מכתבי תודה למורים.

זה הבסיס שאי אפשר בלעדיו. ניתן להזמין דיפלומות ודיפלומות בכל אחד ממשרדי הפרסום או ישירות בבתי דפוס. עם זאת, הזמנה ישירה ממדפסות, אם כי זולה יותר, תדרוש הכנה עצמאית של הפריסה. זה לא רק ציור שנעשה בכל תוכנית, ישנן מספר דרישות לפריסות כאלה. בלי להבין איךמדובר בפריסה להדפסה שמתבצעת, אסור לעשות זאת, מכיוון שהתוצאה תדרוש שינוי ולא באשמת מכונות הדפוס. כלומר, תצטרך לשלם פעמיים.

בנוסף לתכונות החובה, רכיבים כגון:

• תגים עם שם, כיתה או מידע אחר;
• קישוט אולם הכינוס, המבואה ושאר המקומות בהם יעברו הבוגרים במוסד החינוכי;
• להדפיס את המילים במידת הצורך.

במקרה שבחוץ קר וחלקלק, והמסעדה ממוקמת רחוק מהמקום בו התחיל ערב מפגש הבוגרים (פברואר או מרץ, למשל, לא מתאימים לטיולים ארוכים), יכול לשכור הובלה. הכרחי להזהיר על השכרת אוטובוס בהזמנות, מכיוון שאנשים עלולים לסרב להשתמש במכונית שלהם לאחר שלמדו על זמינות התחבורה "מדלת לדלת".

מעבר למסעדה: האם אפשר למלא אותה במשהו

האם למלא או לא את זמן המעבר מהמוסד החינוכי למקום החגיגה בתוכן היא שאלה אינדיבידואלית. זה תלוי בניואנסים רבים, כגון:

• משך ועומס העבודה של החלק הרשמי;
• מזג אוויר ועונה;
• זמינות של תחבורה או הליכה;
• זמן שלוקח להגיע למסעדה;
• מספר המשתתפים.

אפשר במזג אוויר טוב ובקיץ להשתמש בדרך בליצנים, בובות בגודל טבעי, פנטומימאי עם בלונים וכדומהלִוּוּי. זה מכין את האורחים לערב חגיגי. עם זאת, אם השביל קצר מדי, למשל, אתה רק צריך ללכת לצד הנגדי של הרחוב, אז אתה לא צריך למלא אותו בכלום.

לנסיעה באוטובוס שנמשכת לפחות 20 דקות, אפשר להיעזר בליצן או כל אמן אחר שמספר בדיחות "בנושא" או, אפילו יותר טוב, מופיע בז'אנר הסטנד-אפ. אותו ז'אנר אופטימלי עבור החלק המרכזי של האירוע.

עם זאת, אם יש פחות מעשרה אנשים, אז בידור כזה בדרך הוא חסר תועלת לחלוטין.

איך לבלות את רוב הערב?

מבנה האופן שבו מתקיימת מסיבת הסיום במוסד, שנה לאחר מכן הם מתאספים או עשר שנים לאחר סיום הלימודים, זהה. אבל מספר המשתתפים באירוע משפיע על מבנה החגיגה. אם יש יותר מ-10-15 אנשים, יידרש מנהיג. אם יש 5-7 משתתפים, אז אין צורך בשירותיו של טוסטמאסטר.

כל התחרויות, הגרלות או בידור אחר חייבים בהכרח להתאים לנושא הערב, כמו גם נאומי השתייה. השגת זאת היא פשוטה, פשוט השתמש בכמה אלמנטים נושאיים בתסריט.

מבנה האירוע יכול להיות:

• המארגן צריך לשאת נאום ארוחת ערב קצר, במילים אחרות, לפתוח מחדש את החג;
• יש להפנות את הטוסטונים הבאים לאנשים ספציפיים ולדווח על מה שהם השיגו בעבר, כמובןובכן, הבוגרים עצמם יכולים לדבר, מאולתרים;
• בין הרמת כוסות, מתקיימות תחרויות, נערכות הופעות של אמנים או משתתפים בערב;
• לפני הסגירה יש לערוך הגרלה עם פרסים שובבים, למשל, עם תעודה על הזכות לארח ולארגן את המפגש הבא.

המארגן אומר את הטוסט האחרון. בו צריך להודות למי שהגיע, להביע אמון בפגישה מוקדמת ולהסביר שהמסעדה עומדת לרשותם המלאה של כל מי שרוצה להמשיך ולהנות, תוך ציון השעה כמובן. כלומר, יש להשלים את החלק הרשמי לפחות שעתיים לפני תום תקופת ההשכרה.

מה לומר בטוסטונים "כתובת"?

ברכות על ערב המפגש אינן שונות בהרבה מכוסות טוסט בחגים אחרים. כלומר, זהו נאום קצר המכיל מילים נעימות על מישהו, המדבר על הישגיו של האדם הזה וקורא לו לשתות.

אתה יכול לדבר על כל דבר, אבל, כמובן, אתה צריך להיות מוכן. לכולם יש הישגים. לדוגמה, אם סטודנטית ופעילה מצוינת הפכה לעקרת בית, אז כדאי לזכור את ערכי המשפחה ולהדגיש כי בית הוא הדבר החשוב ביותר שיש לאדם. אם חבר לכיתה עובד כמכונאי במפעל, אתה צריך לדבר על הערך של מקצועות פשוטים, שבלעדיהם כל הנוחות של החיים המודרניים בלתי נתפסים. כלומר, טוסטים ממוקדים צריכים להגביר את ההערכה העצמית של אדם ולרצות אותו.

לאחר נאומים כאלה, יש להעניק דיפלומה "עבור הישג". אבל זה צריך להיעשות רק אם הטוסטיםיהיה מוכן לכל אחד מהאורחים. אם יש מאה אנשים במסיבה, אין צורך להכין דיפלומות. אבל צריך לבטא את הטוסטים עצמם. יש לחשוב עליהם עבור כמחצית מהמשתתפים. לאחר כל צמד נאומים כאלה, יש לעורר אורחים לאותם נאומים לגבי חבריהם לכיתה.

לכן, השאלה הנצחית למה לשתות מוסרת לחלוטין, וכל אחד מהמוזמנים מרגיש צורך, ולא מיותר בחג.

מה לכלול בתוכנית?

הגרסה האופטימלית ביותר של התוכנית של אירועים כאלה היא ההופעות של המשתתפים עצמם. אבל רוב האנשים נוטים לדחות הצעה להופיע, אז על המארגנים לכסות על כך בתחרויות או הגרלות.

כלומר, בתור פרסים על זכייה בתחרות, על הזוכה, למשל, לקרוא שירה. לערב מפגש הבוגרים, המתקיים על פי תכנית מאורגנת על פי עיקרון זה, יש להכין טקסטים מודפסים מראש. לא כל האנשים משננים שירים כלשהם.

אתה יכול להסתדר בלי תחרויות בכלל, ולשחק הופעות בצורה של הגרלה או טרפה. אתה יכול לארגן מכירה פומבית. כלומר, המשתתף מקבל הזדמנות למכור למישהו את זכות הדיבור שלו, והכסף עבור המגרש הזה יהווה את תחילת התקציב לערב הבא של המפגש, שמועדו כמובן צריך להתפרסם, עבור לדוגמה, בשנה הבאה.

איך להכין נאום?

שאלה זו לעתים קרובות מבלבלת אפילו את המארגנים הפדנטיים והמוכשרים ביותר. למעשה, הכל פשוט. מילים לערב המפגשלא צריך להיות יומרני, כנה ואדיב. זה מספיק.

אין לעכב את הנאום. הפתיחה של החלק החגיגי היא די בתוך 5-7 דקות, כמובן, אם הבמאי או אחד המורים "החשובים" לא נושא את הנאום. הם לא צריכים להיות מוגבלים בזמן - זה לא מנומס. החלק הרשמי האחרון של הנאום אורך 4-5 דקות, אפשר להתחיל אותו במילים: "ערב השיבה הביתה מתחיל", "עכשיו אנחנו הולכים למסעדה ונהנה" ומידע נוסף, למשל, על אוטובוסים או כתובת המוסד.

הטוסט הראשון הוא סמלי לחלוטין ואמור להישמע בפשטות: "חבר'ה! הנה התראינו! בוא נחגוג את זה!" טוסט כתובות מורכב ממספר משפטים ונמשך 2-4 דקות.

ניתן למנוע קשיים עם נאומים בשולחן על ידי שכירת מארח או על ידי שימוש בשאר המשתתפים ככל האפשר.

מה אסור לשכוח?

כאשר מתכננים ערב, עליך לזכור שלושה ניואנסים, כגון:

• ארגן צילום תמונות או וידאו;
• חפש מארח;
• שליחת הזמנות.

הקפד לשכור צלם ו/או צלם וידאו. זה חלק חשוב מאוד במפגש. יתר על כן, כדאי להזמין שירותים לכל הערב - מהחלק הרשמי החגיגי ועד ל"אחרי ההליכה". לאחר מכן יש לשלוח את תוצאות עבודתו באופן אלקטרוני לכל אורחי האירוע.

שכור מארח למסיבות עם יותר מ-10 אנשים. הרי גם המארגן עצמו הוא בוגר וכדאי לו להשתעשע, ולא לעקוב אחר התוכנית ומצב הרוח של האורחים.

יש להוציא את ההזמנה, לרבות את כל המידע הדרוש בהן: זמן ומקום המפגש, שם וכתובת המסעדה, זמינות האוטובוס, אם מתוכנן לשכור אותו, המילים של השיר, כמובן, אם האלמנט הזה כלול בתסריט, וכן הלאה.

אין צורך להדפיס הזמנות, הרבה יותר קל להנפיק אותן בצורה אלקטרונית ולשלוח אותן באמצעות מסנג'ר או דוא ל.